Voorafgaand aan elke evenement worden er offertes, begrotingen en presentaties gemaakt. Deze kunnen allemaal digitaal toegestuurd en besproken worden zodat ze niet geprint hoeven te worden.
Ook de uitnodigingen kunnen volledig gedigitaliseerd worden, wat weer papier scheelt. Maar door dit te doen door middel van een event app, scheelt dit ook tijd. Op deze app kunnen de gasten namelijk direct aangeven of zij aanwezig zullen zijn, kunnen er reminders naar alle aangemelde personen gestuurd worden en kan er een routebeschrijving gedeeld worden.
Om een passende locatie te vinden voor jouw evenement is het goed om te kijken wat zij aan duurzaamheid doen. Denk hierbij aan het gebruik van zonnepanelen, ledlampen en het scheiden van afval. Ook is het een groot pluspunt wanneer de locatie gelegen is naast een bus- of tramhalte.
Het is niet nodig om alle gasten gedurende het ontvangst te voorzien van een programmaboekje voor deze dag. De deelnemers hebben namelijk niet voor niets de event app aangemaakt. Hier kunnen zowel een plattegrond van de locatie als een agenda van deze dag op geplaatst worden. Zo weet iedereen precies waar hij of zij moet zijn.
Bij binnenkomst worden de gasten vaak voorzien van een badge waardoor goed te zien is wie er binnen zijn, wie je bent en wat je doet of waar je werkt. Een badge is er natuurlijk in alle vormen en maten. Zo kan deze digitaal gelinkt worden aan de app waardoor dit grotendeels geautomatiseerd wordt. Maar denk hierbij vooral ook aan het materiaal waar de badges op gedrukt worden. Kies voor recyclebaar materiaal in plaats van plastic badges.
Wanneer we kijken naar diverse mogelijkheden om de locatie aan te kleden kan dit allemaal op een duurzame manier doorgevoerd worden. Denk hierbij aan de signing, stands, bloemen, banners etc. Kies voor herbruikbare spullen, recyclebare materialen en digitalisering wanneer dit mogelijk is.
Misschien wel de meest herkenbare manier om een stukje duurzaamheid aan je evenement toe te voegen is door dit terug te laten komen in de food & beverage. Van karaffen kraanwater tot aan biologisch eten en van het gebruik van lokale producten tot het tegengaan van voedselverspilling. Dit is een rode lijn welke je van het ontvangst tot aan het vertrek door het evenement kunt laten lopen.
Als aandenken aan het evenement is het altijd goed om een give-away mee te geven wanneer de gasten op huis aan gaan. Vergeet hierbij dan de standaard bedankjes en denk out of the box aan een duurzame oplossing.
Tip: geef een waterkaraf van gerecycled glas met bijbehorende glazen.
Om het evenement op een spectaculaire en memorabele manier te eindigen wordt er regelmatig aan vuurwerk gedacht. Echter valt dit een beetje uit de toon als het gehele evenement in het teken van duurzaamheid heeft gestaan. Daarom willen wij graag een alternatief bij jou onder de aandacht brengen. Heb je ooit van een drone show gehoord? Één ding is zeker: een drone show is zowel spectaculair als memorabel!